La mise en place par un employeur d’un régime collectif frais de santé au profit de ses salariés est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Il existe néanmoins plusieurs cas de dispenses qui peuvent être sollicités par les salariés dans certains cas particuliers, sans remettre en cause le caractère obligatoire du régime frais de santé collectif.
En effet, le caractère obligatoire du contrat est l’une des conditions d’accès aux exonérations sociales et au régime fiscal de faveur. L’employeur doit être vigilant dans la mise en œuvre des cas de dispense, car une application défaillante pourrait remettre en cause le caractère obligatoire du contrat, et les avantages sociaux et fiscaux qui y sont associés.
Les différents cas de dispense
Le code de la Sécurité Sociale définit les deux types de cas de dispense. D’une part, les dispenses d’ordre public, aussi nommées dispenses de droit, et d’autre part les dispenses facultatives, aussi nommées dispenses conventionnelles ou simples.
La dispense de droit
Les cas de dispense de droit s’appliquent à tous les salariés. En voici les exemples les plus courants :
- les salariés bénéficiant déjà au titre d’un autre emploi, y compris en tant qu’ayant-droit, d’une couverture frais de santé collective et obligatoire
- les salariés déjà couverts par une complémentaire santé à titre individuel au moment de leur embauche (cela ne vaut que jusqu’à la prochaine échéance du contrat individuel)
- les salariés bénéficiant de la Complémentaire Santé Solidaire (correspondant aux anciens dispositifs CMU et ACS)
- les salariés en CDD ou contrat de mission dont la couverture est inférieure à trois mois, et qui sont couverts par ailleurs par un contrat responsable.
La dispense facultative
Également définie dans le code de la Sécurité Sociale, elle diffère de la dispense de droit par sa condition d’application. Les cas de dispense facultative doivent en effet figurer dans l’acte juridique (DUE, accord collectif ou referendum). En voici les principaux exemples :
- les salariés bénéficiant déjà par ailleurs, y compris au titre d’un seul et même emploi ou en qualité qu’ayant-droit, d’une couverture frais de santé collective et obligatoire
- les salariés à temps partiel dont la cotisation salariale à l’ensemble des régimes de protection sociale complémentaire en place dans l’entreprise serait supérieure à 10% de leur rémunération annuelle brute.
- les salariés ou apprentis en CDD ou contrat de mission d’une durée supérieure ou égale à 12 mois qui justifient d’une couverture individuelle par ailleurs.
- les salariés et apprentis en CDD ou en contrat de mission d’une durée inférieure à 12 mois sans obligation de présentation de justificatif.
Comment appliquer un cas de dispense
La dispense au contrat frais de santé est toujours à l’initiative du salarié. La demande doit être formalisée et justifiée. L’employeur garde alors trace de cette demande et conserve le justificatif . Ce dernier doit en effet être en mesure de le présenter en cas de contrôle URSSAF.
Le cas particulier du régime isolé/famille obligatoire.
Lorsque le régime est de type isolé/ famille obligatoire, les salariés doivent s’affilier en fonction de leur situation de famille réelle. Un salarié peut néanmoins demander de dispenser ses ayant-droits. Sous réserve de fournir des justificatifs tous les ans ; il peut alors cotiser au régime isolé. Dans le cas inverse, un contrôle URSSAF pourrait conclure que le régime a un caractère facultatif et non obligatoire. Ce qui remettrait en cause le régime social et fiscal de faveur.
Vigilances :
- Un salarié qui a demandé à être dispensé d’adhérer au régime frais de santé collectif ne peut se prévaloir le cas échant du bénéfice de la portabilité.
- Une dispense de droit peut être demandée par le salarié. Uniquement au moment de son embauche ou au moment de la mise en place des garanties dans l’entreprise. Ou encore au moment de la prise d’effet de la couverture dont il bénéficie par ailleurs.
Encadrement et redressement
Les cas de dispenses facultatives peuvent être sollicités à tout moment par le salarié si l’acte juridique ne prévoit pas de disposition spécifique. Notre conseil : lorsque l’effectif de la société est conséquent, les équipes RH peuvent encadrer le calendrier des demandes afin de ne pas avoir à gérer ce sujet, potentiellement chronophage, toute l’année.
Le code de la Sécurité sociale prévoit que lorsque le motif du redressement repose sur l’absence de production d’une demande de dispense. Le traitement social et fiscal de faveur ne sera remis en cause que pour les cotisations relatives aux salariés concernés. En revanche, lorsque l’entreprise a déjà fait l’objet d’observations sur l’absence de production d’une demande de dispense lors d’un précédent contrôle, l’inspecteur pourra remettre en cause le régime de faveur pour l’ensemble des salariés en cas de récidive.
